Ausgangssituation

Die ORGA GmbH wickelte ihre Rechnungsstellung über ihre Mutter Fiducia IT AG ab. Nach der Einführung eines eigenen IT-Systems zur Rechnungsabwicklung traten hohe Ineffizienzen im Workflow an der Schnittstelle zwischen dem Controlling der Tochter und der Leistungsrechnung der Mutter auf.

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Zielsetzung

Ziel des Projektes war die Aufnahme, Analyse und Bewertung der aktuellen Prozesse der Rechnungsstellung der ORGA GmbH, sowie die Erarbeitung von entsprechenden Optimierungsmaßnahmen. Der Rechnungsstellungsprozess soll in Hinblick auf Qualität, Ordnungsmäßigkeit und Optimierungspotentiale untersucht werden. Den Schwerpunkt der Betrachtung bildet dabei der Workflow an der Schnittstelle zwischen den beiden Unternehmen. Ergebnis des Projektes soll eine gemeinsame und fundierte Entscheidungsgrundlage sowie eine klare Optimierungsempfehlungen für die zukünftige Gestaltung des Workflows sein.

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Vorgehen

In einer ersten Phase hat das delta-Team in mehreren Interviews mit den Prozessbeteiligten den aktuellen Ablauf der Prozesse aufgenommen und übersichtlich visualisierte. Auf diesen Ergebnissen aufbauend, wurden die Prozesse hinsichtlich ihrer Qualität und Ordnungsmäßigkeit analysiert. Abschließend wurden aus den Analyseergebnissen Potenziale zur Optimierung der untersuchten Prozesse abgeleitet, welche in einem gemeinsamen Workshop mit allen Prozessbeteiligten vom delta-Team vorgestellt und gemeinsam besprochen wurden. Im Ergebnis konnte durch diese Projekt Transparenz hinsichtlich der Workflows und Schnittstellen geschaffen werden. Zudem wurden wertvolle Ansatzpunkte für Optimierungen und Qualitätsverbesserungen identifiziert.